会议和事件指引

基于当前状况和支持海盗柔性计划,欧洲杯外围校园,面对面活动只对目前就读的学生,教师,行政人员,教练和工作人员开放;公众可能不会在这个时候参加。 

会议和事件指引

在社区聚集,交流思想,庆祝,搞各种各样的活动,是的欧洲杯外围经历重要组成部分。这些准则的目的,活动或会议是拥有或欧洲杯外围 - 足彩外围平台租用,因此,必须坚持以下原则空间两个或两个以上的人的任何聚会。


我们社区的安全是最高优先级。团体集会和长期的互动已证明可以提高covid-19感染和传播的潜在风险。这些准则旨在帮助活动策划确定事件的潜在可行性,如果可行,将需要什么有效实施所有必要的健康和安全的协议。回答下列问题,是活动策划的大流行的第一要求。

  • 做这个活动需要在人的?
  • 可以将事件的目标,在一个虚拟的形式来完成?
  • 处于健康危机之中时必不可少的?

只要有可能,选择创建一个虚拟的经验或放弃该事件。如果在人的活动或会议是最好的/必要的选择,只有继续如果能够按照每个这些准则。


校园里,地方和健康危机的区位条件将继续密切监测。这些准则将更新/修改为总统委员会和/或当地卫生官员认为有必要的。这些准则更新2020年8月18日。
这些准则适用于所有欧洲杯外围 - 足彩外围平台相关的事件,其中包括学生,欧洲杯外围员工,校友,朋友,和/或一般公众。请与有关租赁或合作活动的会议和调度办公室。

 

目录

所有事件一般清单
特定类型的事件
室内活动
会议/聚会
户外活动
食品事件
赛前通信
标志/事件材料
票/办理登机手续
考勤跟踪
成本(公共)事件
自由活动(公共)

学生/教师/人员只有事件(无/少众宾客)
承认学生组织活动/会议(无/少阴毛客人)
消毒空间
虚拟平台
联系人列表

 

事件一般清单

虚拟事件是优选

  • 如果你的事件可以在一个虚拟的形式成功举办,请继续这样。认为这是在设计,内容和参与创作的机会。

预留空间

  • Conferencing and Scheduling office must record all (indoor & outdoor) space reservations in their system. Tracking space usage through one office will help ensure there are adequate cleaning supplies available, spaces are properly prepared before and reset/cleaned after use, and will assist with contact tracing if necessary. Visit the 会议和日程安排 更多的页面。 

物理接触(能力有限)

  • 任何人事件(室内或室外)必须遵循调整由会议和调度办公室提供的容量指导。物理疏离的期望是每人48平方英尺座椅,行或部分可以被阻断/地区录音了与预先建立的座位,以确保容量限制清楚地确定并实施。性能/竞技项目,其中一些与会者预计/确认,是同一个家庭/集群可以建立最大容量使用百分比的一部分。 

限制接触点

  • 最小化所有事件的接触点。门票,印刷程序等应消除或最小化只要有可能。没有用器皿自助餐或自我服务站将被允许为2020年秋季。

考勤跟踪

  • 在你的事件事前沟通和接触者追踪记录所有与会者准备的计划。预登记表,身份证挥笔在门口,和门票销售是跟踪与会者的所有选项。票务/预注册

面具

  • 口罩必须由参加者按照校园面具政策佩戴。

消毒空间

  • 计划你的活动结束后及时消毒活动中心。

赛前通信

  • 因为许多事件有变化的可能性,这将是重要的提前有关事件流等的修改与客人沟通。鼓励与会者,如果出现任何症状或感觉身体不适,以良好的卫生习惯和留在家里。赛前通信


对于特定类型的事件

室内活动

  • 物理疏离的期望是每人48平方英尺检查与会议和调度办公室的房间能力。座椅,行或部分可以被阻断/地区录音了与预先建立的座位,以确保容量限制不被超过。
  • 性能/运动空间让几名参加,也将是一样的家庭/荚使用的可用座位下面的百分比可以计算能力的一部分:
  1. 体育设施= 50%
  2. 哈姆雷大厅= 20%
  3. 影院= 25%
  4. 校园面具政策应该在所有的活动/会议/聚会之后。

会议/聚会

  • 尽可能虚拟会议应举行以尽量减少个人接触和需要清洗。
  • 如果在人,身体保持距离的期望是每人48平方英尺检查与会议和调度办公室的房间能力。
  • 校园面具政策应该在所有的活动/会议/聚会之后。
  • 在你离开之前在校园里所有会议/聚会场所应进行消毒。看到消毒指引。

户外活动

  • 所有室外空间将通过校园调度办公室保留。
  • 间距和物理疏远要求会有所不同。
  • 室外空间与障碍,并预置的座位:
  1. 容量限制,必须确定,客人会被要求维持每人48平方尺的物理距离。检查与会议和调度办公室的能力。
  2. 标志或标记物应该被用来维持在卫生间和/或优惠任何排队线的每人48平方英尺的物理距离。

室外空间毫无障碍:

  • 容量限制将被确定,客人将被要求保持每就座者48平方英尺和每站在人36平方英尺的物理距离。检查与会议和调度办公室的能力。
  • 事件主机需要与高校后勤工作,以确定在车站的入口点/检查,必须通知事件流的客人。蓝色和黄色羽毛标志可以从会议和调度办公室以有助于标记入口/出口点和检查站中使用。
  • 标志或标记应当用于识别/维持和浴室设施的入口处6英尺物理距离。
  • 当室外空间被订满了,院子里的标志将被放置到指示预留的空间。
  • 如果需要为您的活动额外的垃圾桶,请求应该空间调度期间进行。尽量减少接触,你可能会被要求离开盖子打开,为广大您的活动。

食品事件

  • 如果您的活动传统上的食物,你可能要重新考虑。适当的食物处理是一个重要的安全关注。确保校园所有客人的安全和健康,就需要工作,在你的事件的任何食品和/或饮料欧洲杯外围餐饮/餐饮服务。
  • 聚餐是禁止的。
  • 露天自助餐/不建议的2020年欧洲杯外围餐饮服务/餐饮业提供了秋天的各种为您的活动,预包装/包裹食物选择招待会。他们已经更新了他们的餐饮菜单,以反映其“简单地去”项目。传统的晚宴活动将按照欧洲杯外围的餐饮指南。
  • 欧洲杯外围餐饮/饮食可以帮助购买预先包装的食物选择。他们还可以给予豁免自行决定一些食物的请求。接触的阿什利·波伦 ashley.bohlen@augie.edu 或致电605.274.4415。

赛前通信

  • 之前的事件时,通信参加者应该用下面的信息被发送:
  • 事件流:从哪里进入,在哪里退出,从过去的事件,如果已经反复变化。
  • 出席者跟踪:通知出席售票的/预注册过程,并且如果提前/注册购买是必需的。学生/教师/人员 - 通知与会者,如果他们需要在门口把他们的ID来刷卡。
  • 校园面具政策
  • 饮水机不会在使用中的活动空间。
  • 如果生病建议客人留在家里。
  • 替代查看选项:(见视频和即时串流下列选项中),你可能想,如果有其他选择,以参加你的活动告知客人。

标志/事件材料
创意服务可以帮助任何专门夸张的或设计活动迹象或材料,如项目。项目要求必须符合项目要求的时间表指引。

  • 程序:提交请求 marketing@augie.edu 在augie.edu/programs每天发生的事件来发表您的程序。创意服务可以帮助设计和创建PDF文件。
  • 谷歌的网站也可以用来创建一个数字节目。
  • 体征:事件流的标志应在协商和调度办公室的特定事件的协调来确定。
  • 会议和调度会帮助您协调,如果有其他事件在同一时间在同一地区发生的事情。

票/办理登机手续

  • 每个事件主机将被要求提供一些他们的预期事件的参与者和有一个系统来控制允许的空间客人的最大数量。
  • 在工作人员/招待员检查车站,售票处,程序站,和/或其他入口点都必须戴口罩。
  • 有机玻璃和洗手液将可从需要工作的这些站的员工/学生在设施服务,以创造更多的障碍和消毒。这些额外的资源是有限的,必须有足够的提前通知预订。
  • 购买门票或预注册在线应鼓励以最小化之前的事件events.this数据收集与人的接触也将在通信事件物流有益和流量,事件后健康通知和请求捐赠如果门票不出售。
  • 这将是活动主持人的责任确定的退款政策,如果门票预售。网站上目前的政策规定,没有退款给您。

考勤跟踪
收集考勤信息是有很多原因,其中包括维持与关于未来事件的客人接触的最佳实践。然而,在我们目前的公共健康危机时,我们在每个事件跟踪与会者,以协助我们的社会在其接触者追踪是必不可少的。这种做法是将所有的健康和安全至关重要。出勤必须在任何人的事件进行记录。做好准备,提出要求时提供名单及联系人信息,如果接触者追踪成为必要。

  • 至少有一个人的联系信息应收集每张票或注册。
  • 欧洲杯外围采用vendini售票系统。看到大卫PRIMUS或詹妮弗·迈纳斯如果您需要vendini援助。请至少提前两周联系他们的车票发售日期。
  • imodules还可以提供网上预售选项。看看詹妮弗·迈纳斯如果您需要imodules援助。

  • 为了收集与会者信息创建预登记免费活动。
  • 预注册和与会者跟踪选项:
  • 谷歌的形式 - 见谢丽尔·斯旺森寻求帮助。
  • imodules - 见珍妮弗迈纳斯寻求帮助。

学生/教师/人员只有事件(无/有限的公共客人)

  • 使用该方法,最大限度地减少接触点和最适合你的听众
  • 使用海盗中心考勤跟踪
  • 创建一个海盗中心组织页面上的事件。
  • 从中心校园生活退房的ID刷卡。
  • 在您办理登机手续,你需要一台笔记本电脑的USB端口连接ID刷卡。
  • 鼓励在事件发生前的通信与会者带来IDS。
  • 使用海盗预注册中央形式:
  • 创建一个海盗中心组织页面上的表单。
  • 包括在事件广告发布的链接
  • 其他方法更小的群体性事件
  • 谷歌日历邀请/与会者

承认学生组织活动/会议(无/有限的公共客人)

  • 事件必须通过海盗中心提交,考虑事件的可视性
  • Visibility: Public - needs approval & populates the augie.edu/calendar, submit at least 1 week in advance.
  • Visibility: Students & Staff - needs approval, submit at least 1 week in advance.
  • 知名度:组织成员唯一的 - 并不需要批准的,可以当场创建。
  • 在事件跟踪出席
  • ID swipers可以从中心的校园生活被检查出来;你需要有一个USB端口的笔记本电脑在你的活动,利用刷卡。
  • ID号可以手动使用笔记本电脑或移动设备,而一个ID刷卡进入,但这种做法是不无接触,所以你需要消毒的每个人之间或有1人输入所有ID号。
  • 对于需要预注册或注册,使用海盗中心形式的活动。

 

消毒空间

有消毒和清洁之间的差异。消毒呈现病毒活性,但不一定把病毒从表面。清洗消毒两者并消除了任何东西从表面残余。 所有的事件策划者的要求将在完成时消毒所有接触点。 保管团队将继续消毒和清洁定期。

  • 将消毒喷洒触摸表面,直到湿,离开喷雾瓶,你发现它完成,然后走开。这种消毒不得对电子但到微纤维布直接喷洒和布将用于消毒的电子器件。
  • 消毒工具包可以从你的主要赞助商组织的主要办公室被检查出来(例如:体育,娱乐服务,戏剧,音乐等)。
  • 消毒瓶将在每个会议室的事件后,您的使用被发现。
  • 饮水机不会在使用你的活动期间。

一些虚拟事件选项
放大

  • 与会者大小:欧洲杯外围的许可证是300名人参加。尺寸可以支付额外的费用提高到500-1000与会者。
  • 反应:允许观众的反应。
  • 聊天:允许聊天。
  • 主机控制:从会议控制进口/移除与会者,禁用话筒/视频,共享屏幕。
  • 其他功能:打出来的房间进行小组讨论。
  • 录制选项:是的。
  • 培训:缩放视频教程
  • 注意:欧洲杯外围员工应该创建一个帐户,其 first.lastname@augie.edu 电子邮件帐户。

谷歌相遇

  • 与会者尺寸:最大100人参加。
  • 反应:无。
  • 聊天:允许聊天。
  • 主机控制:控制进口,共享屏幕。
  • 录制选项:是的。
  • 培训:环聊视频聊天培训和帮助

社交媒体平台(YouTube和Facebook,Instagram的,等等)

  • 与会者大小:无限制。
  • 反应:是的。
  • 聊天:允许征求意见。
  • 录制选项:自动记录。
  • 需要访问这些帐户之一。
  • Facebook的活:建议使用Facebook的活
  • igtv:igtv | Instagram的帮助中心


联系人列表

餐饮业

创意服务

会议/调度/后勤

谷歌的形式

ID swipers

imodules

vendini /购票

海盗中心

技术